銀行・コンサルで学んだ|報告書・議事録の書き方とコツ・ポイント・テンプレ

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みなさん、こんにちは。そらりゅうです。

今回は、銀行、コンサル会社に勤務してきた際に身に付いた、報告書・議事録の作り方を記事にしていきます。

社会人2年目、3年目ごろから、上司より議事録や、報告書の作成を指示されるケースが増えてくると思います。

そして、何度提出しても上司につき返される

私は何度もそんな経験をしました・・・

何度も、「そんなに言うなら、自分で書けよ!」と思いました。

正直、上司によって好みの書き方がありますので、一発で上司を通っていくことは、なかなか難しいですよね。

では、なぜ上司は、一発で議事録、報告書を通さないのでしょうか?

その理由は明確です。

その生類を通した上司が、さらに上の上司やクライアントから信頼を失うから

では、どのような報告書であれば、上司は通してくれるでしょうか?

それは、

議事録、報告書が要点をまとめており、上司やクライアントに伝わりやすい内容

であることが条件となります。

今回はその観点から、どのように報告書をつくれば良いかをご案内していきます。

そらりゅう
そらりゅう

上司を認めさせる文章をつくりましょう!

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この記事を書いた人
そらりゅう

私は、20年間金融機関(地方銀行→メガバンク)で勤務。海外に赴任もしていました。自身の経験から、金融情報、投資(投資信託中心)、海外や日本のレジャー施設、体験談を記事にしています。
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議事録・報告書は何のために書くか考えよう(ポイント)

勉強

まず、議事録や報告書は何のために書くか考えたことはありますか?

よく新入社員時代に間違えてします典型例は、

×会議や面談時の発言を全て書いてしまっている書類
会議の流れは確かに分かりやすく書いてあります。
そして、臨場感も伝わります。
なぜなら、役員の発言も、言葉の語尾も、そのまま書いているためです。
「うわっ、この役員(上司)、厳しいこと言うなぁ」
というのが伝わります。
ただ、これは議事録や報告書に向きません
なぜなら、そのようにダラダラ書いてあるものを全て読む為に、議事録・報告書をつくる訳ではないからです。
「この書類を全て読めってことか?」
このような返事が上司から返ってくるでしょう。
では、議事録・報告書を作る理由は何か?
それは、
会議や面談時で
・決まった事項
・今後の確認事項
・決まらなかった事項を証拠書類として残しておくこと
・関係者に情報共有すること
この為に、議事録・報告書をつくります。
×参加者全員の発言を書く書類ではありません。
では、どのように記入するのかを、案内していきます。

報告書の記入方法 (コツ・初級)

まず、定型としてあげられるのは、

・日時
・場所
・参加者
・当日の議題や、会議・面談の主旨

こちらは、定型文として、新入社員の議事録・報告書にも記載がしてあると思います。

問題はここからになります。

これ以降について、作成者によってわかれてきます。

 

報告書・議事録のテンプレ・例文(重要)

勉強

以下について、記入している人、記入していない人が分かれてきます。

・面談、会議で決まった事項
・決まらなかった事項(可決も否決もされなかったこと)
・新たに出た課題と、確認事項
・次回の日程
・次回までに誰がどのように動いて、議題を進めていくか
上記について記載し、今回の報告とともに、次回までの道しるべを作ります。
そして、これを関係者に共有し、面談・会議についての進捗と今後のスケジュールを確認させます。
議事録・報告書の記入方法としては、上記内容について見出しをつくってしまって、内容を箇条書きみたいな形にしてしまい、定型文として作成してしまってもよいと思います。
例えば、
【〇〇会議での決定事項】
・~~~~
・~~~~
【〇〇会議で決定できなかった内容】
・~~~~
・~~~~
【本PJの今後の課題と確認事項】
・~~~~
・~~~~
【次回打ち合わせ日(会議)】
・~~~~
・~~~~
【次回までの役割】
・~~~~
・~~~~
このような形で定型文として作成してしまい、次回以降も中身を変えていけば、書類作成の時間や、会議等の時にポイントを押さえてメモができます。
内容は、箇条書きにし、簡潔に書くことが、読み手としては読みやすい文章になります。
長々と書かないことに注意してください。

報告書・議事録の作成方法(コツ・ポイントのプラスアルファ)

上記内容に加え、付け加えていただいきたいことが1つ。

それは、会議・面談時の決定権者キーパーソンのコメントを付け加えること。

そのようにすることにより、

・書類に臨場感がでる
・書類を読んだ関係者に課題等が伝わりやすい
・また新たなアドバイスをもらえる可能性がある

このようなメリットがあります。

必須とまではいきませんが、プラスアルファで付け加えることをおススメします。

 

まとめ

なかなか一発で通らない報告書。

それを一度で通し、他の業務に時間を使えるようにしていきましょう。

ポイントとしては、

・なぜ議事録、報告書をつくるか考える
・誰に読ませたいかを考える
・この書類を読んだ関係者がどのような動きをしないといけないかを伝える

これが書類づくりの基本となります。

ある程度、経験を積まないと難しい報告書・議事録作成ですが、この記事を読んでいただいた方が、最短距離で書類が作れるようにステップアップしていくことを期待しています。

明日からの業務に生かしてくださいね♪

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