みなさん、こんにちは。そらりゅうです。
今回は、銀行、コンサル会社に勤務してきた際に身に付いた、報告書・議事録の作り方を記事にしていきます。
社会人２年目、３年目ごろから、上司より議事録や、報告書の作成を指示されるケースが増えてくると思います。
そして、何度提出しても上司につき返される。
私は何度もそんな経験をしました・・・
何度も、「そんなに言うなら、自分で書けよ！」と思いました。
正直、上司によって好みの書き方がありますので、一発で上司を通っていくことは、なかなか難しいですよね。
では、なぜ上司は、一発で議事録、報告書を通さないのでしょうか？
その理由は明確です。
では、どのような報告書であれば、上司は通してくれるでしょうか？
それは、
であることが条件となります。
今回はその観点から、どのように報告書をつくれば良いかをご案内していきます。
上司を認めさせる文章をつくりましょう！
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議事録・報告書は何のために書くか考えよう（ポイント）
まず、議事録や報告書は何のために書くか考えたことはありますか？
よく新入社員時代に間違えてします典型例は、
・決まった事項
・今後の確認事項
・決まらなかった事項を証拠書類として残しておくこと
・関係者に情報共有すること
報告書の記入方法 （コツ・初級）
まず、定型としてあげられるのは、
・場所
・参加者
・当日の議題や、会議・面談の主旨
こちらは、定型文として、新入社員の議事録・報告書にも記載がしてあると思います。
問題はここからになります。
これ以降について、作成者によってわかれてきます。
報告書・議事録のテンプレ・例文（重要）
以下について、記入している人、記入していない人が分かれてきます。
・決まらなかった事項（可決も否決もされなかったこと）
・新たに出た課題と、確認事項
・次回の日程
・次回までに誰がどのように動いて、議題を進めていくか
・~~~~
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報告書・議事録の作成方法（コツ・ポイントのプラスアルファ）
上記内容に加え、付け加えていただいきたいことが１つ。
それは、会議・面談時の決定権者やキーパーソンのコメントを付け加えること。
そのようにすることにより、
・書類に臨場感がでる
・書類を読んだ関係者に課題等が伝わりやすい
・また新たなアドバイスをもらえる可能性がある
このようなメリットがあります。
必須とまではいきませんが、プラスアルファで付け加えることをおススメします。
まとめ
なかなか一発で通らない報告書。
それを一度で通し、他の業務に時間を使えるようにしていきましょう。
ポイントとしては、
・誰に読ませたいかを考える
・この書類を読んだ関係者がどのような動きをしないといけないかを伝える
これが書類づくりの基本となります。
ある程度、経験を積まないと難しい報告書・議事録作成ですが、この記事を読んでいただいた方が、最短距離で書類が作れるようにステップアップしていくことを期待しています。
明日からの業務に生かしてくださいね♪
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